Dein ganzes Büro in CreatorDesk: Texte, Tabellen, Boards und PDFs ohne Word und Excel

Bisher sah ein Fotobusiness am Rechner so aus: Kunden und Rechnungen in CreatorDesk, der Ablaufplan in Word, die Kostenaufstellung in Excel, das Moodboard in einer Whiteboard-App, der Vertrag der Location als PDF in Downloads. Vier Programme, vier Abos, vier Orte, an denen etwas liegt, und am Ende drei Anhänge in einer Mail. Mit Docs ist das vorbei: Dein ganzes Büro liegt jetzt in CreatorDesk, direkt neben Kund:innen, Aufträgen und Galerien.

Was „ganzes Büro“ bedeutet

Docs bringt die vier Werkzeuge mit, die ein Office-Paket ausmachen: ein Textprogramm, eine Tabellenkalkulation, ein Whiteboard und den Umgang mit PDFs. Der Unterschied zu Word, Excel und Co.: Diese Werkzeuge kennen deine Kund:innen, deine Projekte und deinen Briefkopf. Du schreibst nichts ab, du suchst nichts, und du verschickst keine Anhänge mehr, sondern einen Link.

Textdokumente: Ablaufpläne, Briefe, Vereinbarungen

Der Texteditor arbeitet so, wie du es gewohnt bist: Überschriften, Listen und Checklisten, Tabellen, Hinweisboxen, Zitate. Der Unterschied steckt in den Platzhaltern. [VORNAME], [DATUM], [LOCATION] oder [ANSCHRIFT] füllen sich aus Kund:in und Projekt, die Anrede kennt Paare und Familien: „Liebe Anna, lieber Max“. Ein Ablaufplan für die Hochzeit ist damit eine Vorlage, die beim nächsten Paar in zehn Minuten fertig ist.

Für Anschreiben gibt es den Briefmodus. Ein Haken in den Eigenschaften, und das PDF bekommt Anschriftenfeld, Absenderzeile fürs Fensterkuvert, Datum und Betreff nach DIN 5008, dazu Logo und Fußzeile aus deinem Profil. Die Terminbestätigung ans Standesamt oder die Anfrage an die Location sieht aus, als käme sie aus einem Sekretariat, und braucht zwei Minuten.

Tabellen: rechnen, ohne Excel zu öffnen

Kostenaufstellung, Shotlist, Packliste, Preiskalkulation: Die Tabelle in Docs rechnet mit SUMME, WENN und den anderen Funktionen, die du wirklich brauchst, kennt Euro- und Prozentformate, Rahmen, Farben, Gültigkeitsregeln und bedingte Formatierung. Über „CRM-Daten“ holst du dir Kund:innen, Aufträge, Rechnungen oder Galerien als eigenes Blatt in die Tabelle und wertest sie aus. Bestehende Excel-Dateien importierst du, Exporte gehen als Excel, CSV oder PDF an Steuerberatung und Kund:innen.

Boards: Moodboard, Zeitstrahl, Kanban

Das Board ist die freie Fläche fürs Denken: Notizen, Rahmen, Bilder, Pfeile und Skizzen. Vorlagen gibt es für das Moodboard je Look, den Shooting-Ablauf als Zeitstrahl, ein Kanban von der Anfrage bis zur Lieferung und die Nachbesprechung. Im Team stimmt ihr über Ideen ab, der Timer hält die Besprechung kurz, der Präsentationsmodus führt Rahmen für Rahmen durchs Board. Und das Paar stimmt über den Kundenlink mit ab, welcher Look es werden soll.

PDFs: ablegen, zusammenführen, ausfüllen, unterschreiben

Der Vertrag der Location, das Formular vom Amt, die Anlage zur Honorarvereinbarung: PDFs legst du neben den Auftrag, führst Seiten zusammen, drehst und teilst sie, füllst Formulare aus und unterschreibst. Jedes Textdokument wird mit Briefkopf zum PDF, und deinen Shooting-Guide übernimmst du mit einem Klick.

Ein Link statt Anhänge

Jedes Dokument bekommt auf Wunsch einen Kundenlink, optional mit PIN und Ablaufdatum. Kund:innen lesen im Browser, laden das PDF bei Bedarf selbst und kommentieren direkt am Absatz. Du siehst die Kommentare in deiner Glocke, änderst das Dokument, und der Link bleibt derselbe. Es gibt nur noch eine Fassung, und die ist immer aktuell. Wer lieber eine Mail bekommt: Im Mail-Editor hängst du Docs-Dokumente als PDF an.

Das Büro in der Tasche

Docs ist fürs Handy gebaut. Die Shotlist im Zug ergänzen, den Ablaufplan auf der Location anpassen, Kommentare der Kund:innen unterwegs beantworten. Bei schlechtem Netz speichert der Editor zwischen und schickt nach, sobald wieder Verbindung da ist.

Ordnung, Fassungen, Papierkorb

Ein Ordner je Hochzeit oder je Kita-Fototag, Favoriten für das, was du täglich brauchst, die zuletzt geöffneten Dokumente immer oben. Jede Änderung steht im Verlauf, frühere Fassungen holst du zurück, Gelöschtes liegt 30 Tage im Papierkorb. Assistenz-Accounts sehen nur Dokumente, die du fürs Team freigibst.

So ziehst du um

1. Eine Vorlage zuerst. Nimm den Ablaufplan deiner häufigsten Shooting-Art, ersetze Namen und Daten durch Platzhalter, speichere ihn als Vorlage. Die nächsten Vorlagen entstehen beim nächsten Auftrag von selbst.
2. Excel-Dateien importieren. Kostenaufstellung und Packliste kommen per Import, Formeln inklusive.
3. Link statt Anhang. Verschicke ab jetzt Kundenlinks. Nach zwei Aufträgen will niemand mehr Prosa-Mails mit Änderungswünschen schreiben.
4. Die Abos kündigen. Für Word, Excel und die Whiteboard-App gibt es dann keinen Grund mehr.

Docs ist in CreatorDesk Pro und Business enthalten, ohne Aufpreis. Alles Weitere steht auf der Funktionsseite.