E-Rechnungs-Pflicht 2025–2028: der Fahrplan für Fotograf:innen

Die E-Rechnung ist längst kein Zukunftsthema mehr – seit dem 1. Januar 2025 rollt die Pflicht in Stufen aus. Als Fotograf:in fragst du dich zu Recht: Betrifft mich das überhaupt, wenn meine Kund:innen vor allem Brautpaare und Familien sind? Die gute Nachricht: In den meisten Fällen bist du entspannter dran, als die Schlagzeilen vermuten lassen. Hier ist der Fahrplan – ohne Panik.

Was eine E-Rechnung überhaupt ist

Eine E-Rechnung ist keine PDF per E-Mail. Sie ist ein strukturierter Datensatz (Formate wie ZUGFeRD oder XRechnung), den Software automatisch auslesen kann. Eine hübsche PDF gilt rechtlich nur noch als „sonstige Rechnung“. Für die Pflicht zählt allein das strukturierte Format.

Der Zeitplan in drei Stufen

• Seit 1. Januar 2025 – Empfangen: Jedes deutsche Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen können. Das gilt auch für dich – selbst als Kleinunternehmer:in. In der Praxis reicht dafür eine E-Mail-Adresse und ein Tool, das ZUGFeRD/XRechnung lesen kann.
• Ab 1. Januar 2027 – Senden (große Betriebe): Wer im Vorjahr über 800.000 € Umsatz gemacht hat, muss E-Rechnungen im B2B versenden. Für die allermeisten Fotograf:innen: (noch) nicht relevant.
• Ab 1. Januar 2028 – Senden (alle): Dann müssen grundsätzlich alle Unternehmen inländische B2B-Rechnungen als E-Rechnung versenden.

Die zwei entscheidenden Ausnahmen für Fotograf:innen

Zwei Punkte entschärfen die Versandpflicht für unsere Branche massiv:

• Privatkund:innen (B2C) sind ausgenommen. Die Versandpflicht gilt nur für Rechnungen an andere Unternehmen. Rechnest du mit einem Brautpaar oder einer Familie ab, brauchst du weiterhin keine E-Rechnung.
• Kleinunternehmer:innen sind von der Versandpflicht befreit. Wer die Kleinunternehmerregelung nutzt, muss auch nach 2028 keine E-Rechnungen ausstellen – nur empfangen können.

Heißt konkret: Betroffen bist du beim Senden vor allem, wenn du regelmäßig an Firmen fakturierst (Business-Porträts, Eventfotografie, Werbeaufträge) und kein:e Kleinunternehmer:in bist.

Was du jetzt sinnvoll tun solltest

• Empfang sicherstellen: Kläre, womit du eingehende ZUGFeRD-/XRechnungen öffnen und ablegen kannst – das ist seit 2025 Pflicht.
• Freiwillig früher umsteigen: Du darfst jederzeit E-Rechnungen senden. Manche Firmenkund:innen und Behörden verlangen strukturierte Rechnungen heute schon.
• Software statt Word: Wer Rechnungen ohnehin digital schreibt, hat den Umstieg praktisch geschenkt. Wie eine saubere Rechnung aussieht, liest du im Rechnungs-Ratgeber.

Fazit

Empfangen musst du E-Rechnungen schon heute – das ist der einzige Punkt, der dich sofort betrifft. Die Versandpflicht kommt gestaffelt bis 2028, trifft aber wegen der B2C- und Kleinunternehmer-Ausnahmen viele Fotograf:innen gar nicht oder erst spät. Wer digital arbeitet, muss sich keine Sorgen machen – die Technik erledigt das im Hintergrund.

Hinweis: Dieser Beitrag ist eine allgemeine Orientierung nach dem aktuellen Stand (2026) und ersetzt keine Steuerberatung. Fristen und Details können sich ändern.

Häufige Fragen

Muss ich als Kleinunternehmer:in E-Rechnungen ausstellen?

Nein. Kleinunternehmer:innen sind von der Versandpflicht befreit. Du musst E-Rechnungen aber – wie alle Unternehmen – seit 2025 empfangen können.

Gilt die Pflicht auch für Rechnungen an Brautpaare und Familien?

Nein. Die E-Rechnungs-Pflicht betrifft nur B2B, also Rechnungen an andere Unternehmen. Rechnungen an Privatkund:innen bleiben davon unberührt.

Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?

Nein. Eine reine PDF gilt als „sonstige Rechnung“. Eine echte E-Rechnung ist ein strukturiertes Format wie ZUGFeRD oder XRechnung, das Software automatisch auslesen kann.